Universitätsklinikum Heidelberg — Informationsverwaltung im großen Stil

Patienten, die den Weg zu ihrer Station suchen, Wissenschaftler von Weltrang, die Forschungsergebnisse austauschen, Arbeitssuchende, die sich für ihre nächste Stelle bewerben - das sind nur einige der Menschen, die täglich eine der vielen Websites des Universitätsklinikums Heidelberg besuchen. Dank des zentralisierten Informations­managementsystems b13 finden sie schnell, was sie suchen.

Das Universitätsklinikum Heidelberg ist eine große medizinische Einrichtung in Süddeutschland, in der im Jahr 2018 weit über eine Million Patienten behandelt wurden. Im Klinikum sind  13.700 Mitarbeiter in rund 50 Abteilungen beschäftigt, die von Forschungsinstituten und Kliniken bis zur Universität selbst reichen.

Die Einrichtung ist nicht nur groß, sondern auch komplex. "Wir haben viele Ärzte, die oft interdisziplinär arbeiten, manchmal sogar in bis zu sechs Kliniken", sagt Kai Rudolph, der Webmaster, der für die vielen Websites des Klinikums verantwortlich ist. "Früher gab es für sie in jeder dieser Kliniken einen Datenbankeintrag, so dass wir, wenn sich ihre Angaben änderten, diesen Eintrag mehrmals ändern mussten".

Zusammen mit den Forschungspublikationen, Instituten, Adressen der verschiedenen Stationen, Öffnungszeiten, Krankheitsbeschreibungen, Therapien und mehr wird deutlich, wie anspruchsvoll es ist, die Informationen des Universitätsklinikums Heidelberg geordnet und aktuell zu halten.

Der Relaunch

Die alten Websites liefen auf einer veralteten und nicht mehr supporteten Version von TYPO3. Da ein Relaunch fällig war, machten sich Kai und seine Kollegen an die Entwicklung eines neuen Konzepts und suchten dann nach der Agentur, die ihren Bedürfnissen am besten entsprach.

„Wir trafen mehrere Agenturen und entschieden uns für b13. Von Anfang an stimmte die Chemie zwischen uns, und sie beantworteten unsere Fragen ausführlich. Wir waren sicher, dass sie in der Lage waren, ein Projekt für eine so große und komplexe Organisation wie die unsere zu übernehmen“, erinnert sich Kai.

Das Konzept

Das Konzept sah drei Hauptmerkmale vor:

• Eine leistungsstarke Suche
• Responsives Design, um der steigenden Zahl mobiler Besucher gerecht zu werden
• Strukturierte Datenspeicherung, um die erneute Eingabe derselben Daten an mehreren Stellen zu vermeiden
• Der Relaunch brachte Struktur in die Daten von 50.000 Seiten, die b13 mit einem Skript importierte. Während viele Seiten manuell angepasst werden mussten, ersparte der automatisierte Import monatelange Arbeit.

Die Redakteure können nun auf einer einzigen Oberfläche arbeiten, ohne sich in verschiedenen Backends anmelden zu müssen. Eine einzige Bearbeitung genügt, um Inhalte, wie zum Beispiel den Lebenslauf eines Arztes, auf allen Seiten zu aktualisieren. Dies spart den Mitarbeitern Zeit und verhindert widersprüchliche oder veraltete Informationen. "Die Website ist dadurch wesentlich aktueller", fügt Kai hinzu.

Es laufen nicht nur alle bestehenden Websites auf einer einzigen Installation, sondern es ist auch einfacher, weitere Websites hinzuzufügen. Ein weiterer Vorteil der neuen Struktur ist, dass künftig auch andere Anwendungen auf den Datenspeicher zugreifen können.

Leistungsstarke Suche mit Apache Solr

b13 implementierte eine intuitive Suchfunktion mit Apache Solr. Mit dieser leistungsfähigen Search Engine finden Besucher Informationen schneller und ersparen sich das Durchklicken im Navigationsmenü.

„Obwohl alle Informationen zentral gespeichert werden, ist der Umfang der Suche auf die Website beschränkt, auf der sich der Benutzer befindet, so dass ihm lediglich die Informationen anzeigt werden, die für ihn relevant sind“, erklärt Desi Lochner, b13-Projektleiter.

Ohne eine effektive Strukturierung der Daten wäre es nicht möglich gewesen, die Suche zu implementieren.

Verbesserte Mitarbeiterproduktivität, Benutzerfreundlichkeit und Zukunftssicherheit

Der Relaunch verbesserte die Benutzerfreundlichkeit für alle Nutzer aller Websites, einschließlich der Patienten, die oft über ihre Smartphone auf Informationen zugreifen müssen. Effizientere Redaktionsprozesse ermöglichen es einem kleinen Team, eine riesige Organisation zu verwalten. Die gut strukturierte Datenbasis wird auch zukünftigen Anforderungen gerecht und neue Websites können jederzeit problemlos hinzugefügt werden, ohne dass die Struktur darunter leidet.

Als ausgebildeter Informatiker schätzt Kai, wie b13 den laufenden Entwicklungsprozess auf eine stabile Basis gestellt hat: "Jetzt verwenden wir Git für die Versionskontrolle und haben standardisierte Vorgänge wie das Kommentieren von Codeänderungen. In Zukunft hoffen wir, schnelle Korrekturen intern durchführen zu können, während b13 Updates und die Entwicklung von zusätzlichen Erweiterungen durchführen wird".

Kai Rudolph und sein Team stehen zu ihrer Entscheidung, b13 mit dem Relaunch ihrer Website zu betrauen: "Wir stehen in ständigem Kontakt mit b13, persönlich und über unser gemeinsames Ticket-System. Sie arbeiten lösungsorientiert und ihre TYPO3-Core-Entwickler helfen uns, schneller Lösungen zu finden. Wir sind zusammengewachsen und die Chemie funktioniert immer noch gut, daher empfehle ich b13 auf jeden Fall für die Entwicklung und die Arbeit mit TYPO3".

Auch wir bei b13 sind stolz auf unsere Arbeit für das Universitätsklinikum Heidelberg und ihre Bestätigung für das, was wir gemeinsam erreicht haben.