SPRING: Koordination und Organisation eines jährlichen Festivals

SPRING ist ein christliches Festival, das jedes Jahr am Wochenende nach Ostern in Willingen stattfindet. Dabei strömen tausende an Besuchern und Teilnehmern aus ganz Deutschland und darüber hinaus zu den mehreren hundert Events. Das Festival ist seit seiner Gründung im Jahr 1998 stark gewachsen. Aus diesem Grund stellte man vor ein paar Jahren fest, dass der Bedarf nach einem profesionellen Registrierungs- und Verwaltungstool immer größer wurde.
Die Organisatoren des Events nahmen daraufhin Kontakt mit b13 auf, um gemeinsam herauszufinden, wie ein solches Tool aussehen könnte.

Eine immer größer werdende logistische Herausforderung für die Event-Organisatoren

Wenn du ein jährlich stattfindendes Festival planst, muss alles richtig laufen. SPRING beheimatet während der Konferenz mehr als 4000 Teilnehmer im Alter zwischen 0 und 100. Und jeder dieser Teilnehmer hat spezifische Anforderungen an die Unterkunft und die Unterbringung von Gruppen. Wenn man dann noch 37 Veranstaltungsorte, 40 Informationsstände, freiwillige Mitarbeiter und hunderte von Events rund um die Uhr koordinieren muss, steht man vor einer ernsthaften logistischen Herausforderung. Den Event-Organisatoren war es schon immer wichtig, alle Bedürfnisse ihrer Teilnehmer ernstzunehmen und zu berücksichtigen, allerdings wurde der Aufwand für die Koordination irgendwann zu einem unüberwindbaren Problem.

Bevor b13 in den Prozess involviert wurde, nutzte der Event-Organisator Michael Hampf Excel-Dateien (neben einem Schreibtisch voller verschiedener Ausdrucke, Karten und Post-Its), um die Teilnehmer-Anmeldungen, Rechnungen und Unterkünfte zu koordinieren. Immer wieder gingen Details so verständlicher Weise auch verloren. Das stetig größer werdende Event wurde allmählich schwierig zu überblicken - sowohl aus organisatorischer als auch wirtschaftlicher Perspektive.

„Wir müssen Menschen auf verschiedenen Ebenen koordinieren, von ihrer Unterbringung bis hin zu ihrer Teilnahme am Event selbst. Wir müssen wissen, wer tatsächlich anwesend ist und wie wir die Teilnehmer so schnell wie möglich kontaktieren können. Diese Anforderungen wurden besonders mit Blick auf das Coronavirus immer wichtiger“, sagt Hampf.

Das richtige Tool für das, was zu tun ist

Die SPRING-Organisatoren hatten einige potenzielle Registrierungs-Tools getestet, stellten jedoch jedes Mal fest, dass die Tools zu viele unnötige Zusatz-Funktionalitäten boten, die die Systeme umfangreich und kompliziert machten. Nachdem b13 verstanden hatte, welche speziellen Anforderungen und Herausforderungen SPRING über ein Tool lösen musste, konnten sie ein Anmeldetool konzipieren und implementieren, das all die besonderen Bedürfnisse erfüllt - alles auf TYPO3-Basis.

Das Anmeldetool bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, sich über ein Formular für SPRING anzumelden, in dem die Größe ihrer Gruppe, das Alter aller Teilnehmer, die Buchung einer bestimmten Art der Unterkunft sowie die individuelle Preiszusammensetzung berücksichtigt werden. Sobald eine Registrierung im Tool ankommt, durchläuft die Buchung einen individuellen Workflow, über den die Event-Organisatoren, die Tourist Information Willingen und große Hotels ihre relevanten Informationen zu jeder Zeit über ein Frontend-Tool einsehen und bearbeiten können. Innerhalb des Workflows kann die Tourist Information Willingen Reservierungen mit Hotels und Pensionen koordinieren. Größere Hotels können die Buchungen direkt bestätigen und die Organisatoren können die finale Freigabe der Buchung durchführen.

Die Daten im Anmeldetool können in andere Systeme exportiert werden (z.B. in die Buchhaltungs-Software von SPRING und das System zur Erstellung der Teilnehmerausweise). Alle Änderungen und Kommentare werden protokolliert; es geht also keine Information verloren. Das Tool erfüllt genau das, was SPRING braucht - und nichts zusätzlich.

Kein Teilnehmer geht unter

Mit dem SPRING-Anmeldetool geht keine Information zu den Teilnehmern oder deren Unterbringung im Gefecht verloren. Mittlerweile registrieren sich beinahe alle Teilnehmer online, was die Kontaktaufnahme im Falle einer Rückfrage oder eines Notfalls zu jeder Zeit einfach macht. Seitdem das Tool umgesetzt ist, können sich die Organisatoren viel besser um die wichtigen Dinge zur Koordination des Events kümmern. Sogar die freiwilligen Mitarbeiter an den Informations- und Hilfeständen bemerkten, dass weitaus weniger Teilnehmer Informationen oder Hilfe brauchten.

„Wir sind nicht mehr vollkommen unter Wasser bei der Koordination", sagt Hampf. "Weil wir jetzt ein Tool haben, dem wir vertrauen können, können wir uns sparen, Excel-Tabellen ständig mehrfach checken zu müssen. So haben wir genug Zeit und Energie, um uns um die wichtigen Dinge und Notfälle zu kümmern, die anfallen.“

Weil die Daten jetzt einfach in die anderen Systeme importiert werden können, werden Rechnungen sehr viel schneller bezahlt als zuvor. Hampf stellte fest, dass er die Abrechnungen bereits eine Woche nach dem Event abschließen kann und die Hotels und Unterkunfts-Betreiber absolut zufrieden sind mit der Preisabwicklung und Dokumentation der Prozesse. Diese Regelung ist eine Win-Win-Situation für beide Seiten: SPRING hat eine vertragliche Verpflichtung, die Betten zu belegen. Mithilfe des Tools können die Organisatoren jetzt in Echt-Zeit sehen, welche Teilnehmer in welchem Hotel oder welcher Unterkunft untergebracht sind, ohne Berge von Dokumenten durchwühlen zu müssen.

Technologie, auf die man vertrauen kann

Dank des Tools fühlten sich SPRING und die Unterkunfts-Betreiber sehr viel sicherer in Bezug auf Zahlungen und Prozesse. Teilnehmer fühlten sich weniger gestresst und konnten so alle Events sehr viel entspannter genießen. Das Anmeldetool gibt SPRING außerdem die Möglichkeit, die Events bereits parallel zu organisieren (Teilnehmer können sich bereits für 2022 registrieren, während SPRING 2021 noch läuft).

Technologien zu entwickeln, die die Anforderungen der Kunden genau abbilden, schafft Vertrauen bei den Auftraggebern. b13 hat Erfahrung darin, Probleme zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Wir können Ihnen dabei helfen, komplexe und besprochene Anforderungen umzusetzen.