Optimierung der Zusammenarbeit und Änderungsverfolgung in TYPO3: Ein Leitfaden für Workspaces

Bei der Verwaltung von Inhalten in TYPO3-Projekten arbeiten fast immer mehrere Parteien zusammen. Autoren, Redakteure, Designer und andere arbeiten zusammen, um Inhalte zu erstellen, zu überarbeiten und zu veröffentlichen. Die Komplexität nimmt in einem großen Unternehmen mit vielen Beteiligten zu, wenn lokalisierte Inhalte ins Spiel kommen oder wenn es zu einem erheblichen Hin und Her kommt. Dies kann zu einem Durcheinander in den Arbeitsabläufen führen und den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Veröffentlichung verlangsamen. Tools und Funktionen, die eine reibungslose Zusammenarbeit und Koordination ermöglichen, sind für ein effizientes Content-Management von entscheidender Bedeutung.

Workspaces sind die Art und Weise, wie TYPO3 vorbereitete Inhalte bereitstellen kann. Das Modul bietet eine kontrollierte Umgebung für die Bereitstellung, Vorschau und Genehmigung von Inhalten vor der Veröffentlichung. Workspaces sind für den einzelnen Redakteur nützlich, helfen aber vor allem Teams, indem sie die Trennung von Inhalten, Zusammenarbeit und Überprüfung, Versionierung, Workflow- und Genehmigungsprozesse, Inhaltsvorschauen und geplante Veröffentlichungen auf einfache Weise ermöglichen. Mit Workspaces können Teams:

• anderen Mitgliedern ermöglichen, gleichzeitig an verschiedenen Versionen einer Website zu arbeiten
• andere einbeziehen, um Inhalte vor der Veröffentlichung freizugeben oder zu bearbeiten
• Live-Vorschauen mit Teammitgliedern teilen, ohne unnötigen Backend-Zugriff zu gewähren

Tagtägliche Herausforderungen für Redakteure

Content-Manager und Redakteure müssen bei ihrer täglichen Arbeit alle möglichen Hürden überwinden. Manchmal sind diese Hürden mit Einschränkungen ihres CMS verbunden. Redakteure sind erfinderisch und finden in der Regel einen Weg, „es irgendwie zum Laufen zu bringen“, aber jede provisorische Lösung hat ihre eigenen Nachteile.

Aufgabe: Redaktionelle Inhalte in mehreren Blog-Beiträgen gleichzeitig aktualisieren.

• Workaround: Ändere so schnell wie möglich, was geändert werden muss, und akzeptiere, dass die Änderungen der Inhalte nacheinander veröffentlicht werden. 
• Nachteil: Wenn du viele Seiten aktualisieren musst, kann es je nach deiner Geschwindigkeit eine ganze Weile dauern, in der du eine Mischung aus „alten“ und „neuen“ Inhalten anzeigst. Dieses Problem vervielfacht sich je nach Anzahl der Sprachen.

Aufgabe: Inhalte müssen von jemandem ohne Backend-Zugriff genehmigt werden, z. B. von einem externen Partner.

• Workaround: Redakteure veröffentlichen neue Seiten und verwenden z.B. die Option „Im Menü ausblenden“, damit die Seite nicht über die Navigation aufgerufen werden kann. 
• Nachteil: Mit diesem Ansatz kannst du zwar einen Link zur Genehmigung an eine Person ohne Backend-Zugriff senden, aber je nach Aufbau deiner Website können auch reguläre Benutzer versehentlich auf deine neuen Seiten zugreifen oder deine Inhalte werden von Google indiziert, bevor du dies möchtest. 

Aufgabe: Redakteure müssen Änderungen an aktiven Seiten vornehmen.

• Workaround: Ohne eine Staging-Umgebung haben wir bei b13 alle möglichen Workarounds gesehen, von der Verwendung der Funktion „Inhalt dieser Seite anzeigen“ bis hin zum Duplizieren ganzer Seiten und dem Aktualisieren einer Kopie der „Live-Version“, um die Änderung vorzubereiten. 
• Nachteil: Theoretisch funktioniert das, aber sobald man größere Websites mit vielen Links zwischen Seiten in mehreren Sprachen berücksichtigen muss, führt dies zu defekten Links und 404-Fehlermeldungen aufgrund von Links zu inzwischen gelöschten Seiten.

Aufgabe: Du möchtest eine neue Seite zu deiner Website hinzufügen und musst mit anderen zusammenarbeiten.

• Workaround: Redakteure bereiten neue Inhalte auf Seiten vor, die noch nicht veröffentlicht sind. 
• Nachteil: Obwohl der Inhalt für die normalen Benutzer der Website und für Suchmaschinen verborgen ist, können Sie die Seiten anderen Personen nicht zur Genehmigung vorlegen, ohne ihnen Zugriff auf das Backend zu gewähren – die neue Seite ist ohne eine gültige Backend-Benutzersitzung einfach nicht zugänglich. Wenn Sie außerdem Inhalte auf mehreren Seiten ändern müssen oder spezielle Anzeigeversionen Ihrer neuen Inhalte (z. B. Teaser-Auflistungen für Nachrichtenartikel) Korrektur lesen möchten, können Sie möglicherweise keine Vorschau der verborgenen Seiten anzeigen. 

Was ist ein TYPO3 Workspace?

Ein Workspace ist wie eine separate Umgebung innerhalb von TYPO3. Hier kannst du Inhalte bearbeiten, deine Änderungen testen, deine Änderungen gruppieren und eine Vorschau auf alles anzeigen, was du im TYPO3-Backend gemacht hast, ohne deine Live-Website zu verändern. Stell dir Workspaces als eine systeminterne Kopie deiner Live-Website vor. Du kannst unbesorgt an deinen Änderungen arbeiten, deine Inhalte neu organisieren und deine zukünftigen Veröffentlichungen vorbereiten, ohne etwas tatsächlich zu publizieren, bevor alles fertig ist.

Verstehe die Konzepte und Vorteile von Workspaces

Versionierter Inhalt

Im Kern verwaltet Workspaces „versionierte Inhalte“ – eine alternative Version eines Datenbankeintrags, der in einem Workspace erstellt, gelöscht oder geändert wurde und von einem Redakteur zu einem beliebigen Zeitpunkt veröffentlicht werden kann.

Kollaboratives Arbeiten

In TYPO3 können Tausende von Workspaces mit unterschiedlichen Berechtigungen erstellt werden, und Redakteure können mehrere Workspaces gemeinsam nutzen. So ist es möglich, gemeinsam an Inhalten zu arbeiten, mit vollständiger Vorschaufunktionalität, und dann die Veröffentlichung der Inhalte zu koordinieren.

Content Staging

Workspaces verwenden „Stufen“, um einen Arbeitsablauf – einen Überprüfungsprozess – zu erstellen. In den Standardeinstellungen sind „Entwurf“, „Überprüfung“ und „Veröffentlichen“ als Stufen vorgesehen. Solche Stufen sind besonders nützlich, wenn in Teams gearbeitet wird. Als Beispielszenario können Vorgesetzte benachrichtigt werden, wenn ein Inhalt von ihnen überprüft werden muss, und sie können den Inhalt zur Verbesserung an den Redakteur zurücksenden, bevor er veröffentlicht wird.

Live-Vorschau von Offline-Inhalten

Inhalte, die sich noch in Bearbeitung befinden, können in einer Vorschau angezeigt und mit der Live-Version verglichen werden. Redakteure können jede Änderung entweder visuell oder in einer Liste sehen.

Wie Workspaces die alltäglichen Herausforderungen von Redakteuren bewältigen

Workspaces ermöglichen es Redakteuren, eine neue Seite zu erstellen, die für die Öffentlichkeit nicht sichtbar ist, oder reale Vorschauen von geänderten Inhalten, die sich „innerhalb“ ihrer Website befinden, damit Sie objektiver beurteilen können, was Sie veröffentlichen möchten. Redakteure können mehrere Workspaces für unterschiedliche Zwecke oder Benutzergruppen einrichten, den Benutzerzugriff einschränken (z. B. nur auf Entwürfe), benutzerdefinierte Stufen hinzufügen, um ihren Veröffentlichungs-Workflow anzupassen, und mehrere Änderungen vorbereiten und dann alle auf einmal veröffentlichen. Redakteure können auch vor der Veröffentlichung Vorschau-Links generieren, damit andere eine integrierte Vorschau dessen sehen können, was live gehen soll, einschließlich des Designs, der Menüführung der Website usw, – und das alles ohne Umwege oder Hacks.

So funktionieren Workspaces in TYPO3

Erstellen und Bearbeiten von Inhalten in einem Workspace

Richte einen einfachen Entwurf-Workspace ein, damit du mit der Eingabe von Inhalten beginnen kannst. Du kannst sogar mit dem Umschalter für Workspaces zwischen verschiedenen Workspaces wechseln. Im Backend befindet sich oben eine entsprechende Markierung, die deutlich macht, dass du in einem Workspace arbeitest.

Vorschau-Links für die Zusammenarbeit erstellen

Das Modul „Workspaces“ zeigt eine Liste der Änderungen im aktuellen Arbeitsbereich an und ermöglicht es dir, deine Änderungen auf der Live-Website zu veröffentlichen. Oben im Modulfenster kann der Redakteur spezielle Vorschau-Links erstellen, um die aktuelle Seite in einer Arbeitsbereichsversion zu teilen. In der Standardeinstellung sind diese Links 48 Stunden lang gültig, aber du kannst dies in deiner Konfiguration ändern.

Vergleich von Live- und Workspace-Versionen

Editoren verfügen über ein Vorschaufenster, das je nach Änderung und angezeigter URL einige zusätzliche Funktionen und Optionen bietet, z. B. eine geteilte Ansicht zum Vergleich der aktuellen Version mit der Live-Version. Du kannst auf eine „Blog“-Seite klicken, auf der alle aktuellen Blog-Beiträge aufgelistet sind, und die Listenansicht der Live-Instanz mit der Version aus dem Workspace vergleichen. Es gibt verschiedene Anzeigeoptionen (Schieberegler, Horizontal, Vertikal), zwischen denen du wechseln kannst, je nachdem, was für das Layout deiner Website am besten geeignet ist.

Änderungen auf der Live-Website veröffentlichen

Führe die Workflow-Optionen/Überprüfungsschritte aus. Klicke in der Editor-Vorschau oben auf die Schaltfläche „Live veröffentlichen“. Es wird ein einfaches Formular-Popup angezeigt, mit dem wir Kollegen über den Statuswechsel informieren können. Sobald wir auf „OK“ klicken, werden unsere Änderungen veröffentlicht und unser Blog-Beitrag ist live!

Einrichten eines einfachen Workspace in TYPO3

• Stelle sicher, dass die TYPO3-Systemerweiterung „Workspaces“ installiert ist. Wenn diese Erweiterung fehlt, führe composer req typo3/cms-workspaces aus und installiere die Erweiterung oder bitte dein Entwicklerteam, dies für dich zu tun.
• Erstelle mithilfe des Moduls „Liste“ einen neuen Datensatz vom Typ „Workspace“ im Seitenstamm deiner Installation (PID 0). Dazu benötigst du Administratorrechte.
• Füge im Formular zum Erstellen eines Datensatzes den Titel deines Workspaces hinzu (in diesem Fall „Entwurf“) und lasse alle anderen Felder unverändert, um die Standardwerte zu verwenden.
• Probiere es aus – wechsle deinen aktiven Workspace mithilfe des Symbols „Workspace wechseln“ in der oberen Menüleiste.

Tipps zur Verwaltung von Workspaces und Benutzerzugriff

Mit TYPO3 können granulare Berechtigungen für jeden Workspace definiert werden. Du kannst Zugriffsrechte auf einer detaillierten Ebene konfigurieren und festlegen, welche Benutzer oder Benutzergruppen bestimmte Aktionen innerhalb eines Arbeitsbereichs ausführen dürfen. Du kannst die Feineinstellung der Zugriffssteuerung auf einer noch tieferen Ebene vornehmen und bestimmten Benutzern bei Bedarf außergewöhnliche Privilegien gewähren. Beispielsweise kannst du einigen Benutzern die Möglichkeit geben, Inhalte in einem Workspace zu bearbeiten, während andere nur über einen schreibgeschützten Zugriff verfügen. Dies ist besonders nützlich in Szenarien, in denen du über vertrauliche oder sensible Workspaces verfügst, die einen speziellen Zugriff erfordern.

Erweiterte TYPO3-Workspace-Funktionen

Mehrere Workspaces für unterschiedliche Zwecke oder Benutzergruppen

Du kannst Workspace-spezifische Benutzergruppen erstellen. Mit diesem Ansatz kannst du verschiedene Gruppen von Benutzern mit unterschiedlichen Berechtigungen für jeden Workspace erstellen. Durch die Organisation von Benutzern in Workspace-spezifischen Gruppen kannst du die Zugriffsrechte einfach verwalten und sicherstellen, dass Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen in ihren zugewiesenen Workspaces verfügen.

Für komplexere Anforderungen an die Inhaltsverwaltung kannst du eine hierarchische Workspace-Struktur erstellen. Dazu werden „übergeordnete“ und „untergeordnete“ Workspaces eingerichtet, wobei die untergeordneten Workspaces die Berechtigungen von ihren übergeordneten Workspaces erben. Dieser Ansatz bietet einen hierarchischen Kontrollmechanismus, mit dem du den Zugriff auf verschiedenen Ebenen verwalten und Berechtigungen gleichzeitig auf mehrere Workspaces übertragen kannst.

Individuelle Phasen für deinen Veröffentlichungs-Workflow

Workspaces in TYPO3 sind in der Regel mit drei vordefinierten Status versehen: „Entwurf“, „Überprüfung“ und „Veröffentlichen“. Diese Status stellen den Standard-Workflow für Inhaltsänderungen dar. Du kannst jedoch zusätzliche benutzerdefinierte Status erstellen, um den Workflow an deine spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Benutzerdefinierte Status können verwendet werden, um verschiedene Ebenen der Überprüfung, Genehmigung oder andere relevante Schritte in deinem Veröffentlichungsprozess zu kennzeichnen. Benutzerdefinierte Status könnten beispielsweise „Korrekturlesen“ und/oder „Bereit zur Übersetzung“ sein. Du kannst einen Status über „Admin-Tools“ > „Arbeitsbereiche“ > „Status“ > „Neuer Status hinzufügen“ erstellen.

Mehrere Änderungen gleichzeitig vorbereiten und veröffentlichen

Um mehrere Änderungen in einem TYPO3-Workspace vorzubereiten, kannst du Änderungen an verschiedenen Elementen deiner Website vornehmen, darunter Seiten, Inhaltselemente und vieles mehr. Zu diesen Änderungen kann das Hinzufügen neuer Inhalte, das Ändern vorhandener Inhalte oder das Umstrukturieren von Seiten gehören.

Sobald deine Überarbeitungen und Genehmigungen abgeschlossen sind, kannst du die Änderungen veröffentlichen. TYPO3 bietet in Workspaces einen unkomplizierten Mechanismus, um alle genehmigten Änderungen als einzelnes Paket zu übertragen und so eine zeitgleiche Aktualisierung zu gewährleisten. Ein Klick auf einen Button genügt!

Bei komplexen Inhalten ist Zusammenarbeit der Schlüssel

Workspaces helfen dabei, die Inszenierung deiner Inhalte organisiert, produktiv, kollaborativ und weniger fehleranfällig zu gestalten, selbst bei komplexeren Inhaltsanforderungen oder Arbeitsabläufen. In einer Zeit, in der immer häufiger Inhalte über mehrere Kanäle und weltweit verständlich zur Norm werden, sind Teams der Motor, der den Prozess der Erstellung, Überprüfung und Veröffentlichung von Inhalten am Laufen hält. Mit Workspaces machst du die Erledigung dieser Aufgaben so einfach wie möglich.

Lass dir von b13 dabei helfen, deinen Content-Management-Workflow mit TYPO3 Workspaces zu optimieren!

Häufig gestellte Fragen

Was sind die Hauptvorteile der Verwendung von TYPO3 Workspaces?

• Content-Staging: TYPO3 Workspaces bieten eine Staging-Umgebung, in der Änderungen entworfen, überprüft und genehmigt werden können, bevor sie auf der Live-Website veröffentlicht werden. Dies ermöglicht kontrollierte Aktualisierungen von Inhalten und reduziert das Risiko von Veröffentlichungsfehlern.
• Zusammenarbeit: Mit Workspaces können Teams gemeinsam an Inhaltsaktualisierungen arbeiten. Mehrere Benutzer können gleichzeitig Inhalte erstellen und bearbeiten, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen. Dies fördert die Teamarbeit und steigert die Produktivität.
• Versionsverwaltung und Rollbacks: Workspaces verfolgen Inhaltsänderungen und ermöglichen es, verschiedene Versionen zu überprüfen und zu vergleichen. Bei Bedarf kann problemlos zu einer früheren Version zurückgekehrt werden, was ein Sicherheitsnetz für die Content-Verwaltung bietet und die Auswirkungen von Fehlern oder unerwünschten Änderungen minimiert.
• Workflow für die Inhaltsfreigabe: TYPO3 Workspaces bieten einen strukturierten Workflow für die Inhaltsfreigabe. Änderungen an Inhalten können zur Überprüfung eingereicht werden, und bestimmte Benutzer können die Änderungen überprüfen, kommentieren und freigeben oder ablehnen. Dies hilft bei der Qualitätskontrolle und stellt sicher, dass nur freigegebene Inhalte veröffentlicht werden.

Wie stellen TYPO3 Workspaces Datenkonsistenz und -stabilität sicher?

• Workspace-Isolierung: Jeder Workspace ist unabhängig und isoliert innerhalb des Workspace vorgenommene Inhaltsänderungen von der Live-Website. Durch diese Trennung wird sichergestellt, dass Inhaltsänderungen im Workspace die Stabilität oder Konsistenz der Live-Website erst dann beeinflussen, wenn sie explizit veröffentlicht werden.
• Konfliktlösung: TYPO3 bietet Konfliktlösungsmechanismen, um Konflikte zu bewältigen, die entstehen können, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig an denselben Inhalten arbeiten. Konflikte können identifiziert werden und Benutzer können widersprüchliche Änderungen vor der Veröffentlichung zusammenführen oder auflösen.

Kann ich den Benutzerzugriff auf bestimmte Workspaces von TYPO3 beschränken?

Mit TYPO3 kannst du den Benutzerzugriff auf bestimmte Workspaces beschränken. Benutzerberechtigungen können so konfiguriert werden, dass der Zugriff auf bestimmte Workspaces basierend auf Rollen und Verantwortlichkeiten eingeschränkt wird. So kannst du steuern, welche Benutzer Inhalte in einem bestimmten Workspace anzeigen, bearbeiten oder veröffentlichen können.

Wie erstelle ich Vorschau-Links und teile sie mit meinem Team?

Um Vorschau-Links zu erstellen und mit deinem Team zu teilen, bietet TYPO3 eine „Workspace Preview“-Funktion. Du kannst einen Vorschau-Link für einen bestimmten Arbeitsbereich generieren, der es autorisierten Benutzern ermöglicht, die Inhaltsänderungen in diesem Arbeitsbereich zu sehen, ohne die Live-Website zu beeinflussen.

Was sind einige bewährte Vorgehensweisen für die effektive Nutzung von TYPO3 Workspaces?

• Richte einen klaren Workflow für die Genehmigung von Inhalten ein, der mit den Prozessen deiner Organisation übereinstimmt.
• Definiere Rollen und Verantwortlichkeiten für Benutzer, die an der Verwaltung des Arbeitsbereichs, der Erstellung, Überprüfung und Veröffentlichung von Inhalten beteiligt sind.
• Überprüfe und veröffentliche Änderungen regelmäßig, anstatt sie über einen längeren Zeitraum in einem Arbeitsbereich zu belassen. Durch genehmigte Änderungen bleibt die Live-Website auf dem neuesten Stand und der Backlog an Inhalten wird minimiert.
• Teste die Qualität und Funktionalität der Inhalte gründlich, um sicherzustellen, dass sie den gewünschten Standards entsprechen, bevor du Änderungen live vornimmst. Identifiziere und behebe alle potenziellen Probleme oder Unstimmigkeiten.
• Fördere eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern in verschiedenen Arbeitsbereichen. Ermutige zu Diskussionen, Feedback und Wissensaustausch, um die Qualität der Inhalte insgesamt zu verbessern und Doppelarbeit zu vermeiden.